De Digitale Wereld Draait Door

De Digitale Wereld Draait Doorrrr

Een anderhalvemetersamenleving, thuiswerken, social distancing en beeldbellen; het is, voor nu, het nieuwe normaal. Elke branche reageert verschillend in deze tijd en elk bedrijf heeft verschillende mogelijkheden om de werkzaamheden voort te kunnen zetten.

We vroegen een aantal projectmasters hoe zij hun werk digitaal voortzetten. Wat bleek? Sommige van de op-afstand-oplossingen zullen wij ook ná de social distancing periode blijven toepassen. We geven jou graag een kijkje in onze keukens en zetten op een rijtje hoe wij nu te werk te gaan, want: De Digitale Wereld Draait Doorrrrrr.

Digitaal scrummen doe je zo!

Scrummaster Thijs Hebels werkt net als iedereen binnen digital agency Redkiwi al een aantal weken vanuit huis. En hoewel dat niet altijd eenvoudig te plannen is met zijn privéleven, ziet hij zeker ook de voordelen van digitaal scrummen.

Scrum werken kent een aantal fases. Bij de start van een sprint is er een planningssessie met de klant, de Product Owner (PO). Dagelijks is er een ‘Daily’ waarin in 15 minuten wordt besproken wat er op de planning staat en of er problemen zijn waar men tegenaan loopt. Aan het einde van een sprint is er een demo, oftewel een review; hierin laat de PO de stakeholders zien wat er aan de hand van de planningssessie is ontwikkeld. De sprint wordt afgesloten met een retrospective. Hierin wordt gekeken naar verbeterpunten in de samenwerking om processen efficiënter te laten verlopen.

Thijs’ ervaring over digitaal scrummen? “Het is nu alleen maar makkelijk om mensen uit te nodigen. Ze hebben geen reistijd en je hoeft geen lunchmeetings meer te hosten” zo is zijn eerste reactie. Stakeholders hebben over het algemeen overvolle agenda’s en het is soms best lastig om hen allemaal om de tafel te krijgen. Nu de meetings digitaal zijn, kunnen zij deze ineens wel bijwonen. Meestal zijn er 2 stakeholders op kantoor aanwezig, vorige week zat Thijs zelfs met 9 stakeholders tegelijkertijd digitaal om de tafel. “Het werkt super”, Thijs gaat dan ook zeker voorstellen om stakeholders voortaan digitaal uit te nodigen, ook wanneer de social distancing maatregelen worden ingetrokken.

Met grote afstand de beste

Voor planningspoker gebruiken we planitpoker.com. Ook hiervan geeft Thijs aan deze voortaan in te willen zetten, in plaats van de versie met het fysieke kaartendek. Op het scherm zie je alle deelnemers, de tijd die loopt, vinkjes wanneer er is gestemd en met de ‘flip carts’ button zie je direct alle kaarten en kun je door de volgende story van de PO. “Het werkt superefficiënt”, aldus een tevreden Scrum Master.

Werken zonder non-verbaal

Jeroen Brouwer – projectmanager en scrummaster van onder meer het HTM, Keukenhof en MediaMarkt project, benoemt de belangrijkste valkuilen van digitaal werken.

“De sprints gaan bij ons gewoon door, eigenlijk is daar niet veel aan veranderd behalve dat communicatie digitaal verloopt”, geeft Jeroen aan. “De items uit de backlog worden gewoon digitaal uitgevoerd door de developers. In de communicatie werd onze klant altijd al betrokken. Een training die wij bijvoorbeeld deze week aan een klant hebben gegeven, verliep eenvoudig door digitaal het scherm te delen. Digitaal communiceren kost overigens wel meer energie en vraagt om extra aandacht!”

Tips!

Als scrummaster moet je, veel meer dan normaal, contact zoeken en feedback ophalen. Ook bij je team. Je mist het stuk non-verbale feedback dat je anders wel waarneemt, waardoor dat wat iemand denkt en voelt kan niet worden afgelezen. Doorvragen is key!

Je mist momenteel de observatie die je normaal continu doet aan het scrumblok. Kleine gedragingen geven normaal gesproken aanwijzingen om een collega aan te schieten en hulp te bieden. Je hoort bijvoorbeeld niet of je collega diep zucht, je ziet ze niet op de tanden bijten of net even te vaak afleiding opzoeken.

Tips van de expert: maak duidelijke afspraken over de communicatie en verdeel taken;

• Wijs bijvoorbeeld iemand aan met de taak om de tijd te monitoren. Of iemand die verantwoordelijk is in een call om technische problemen op te lossen, zodat de vergadering er niet bij iedereen voor moet worden stilgelegd.
• Onderbreek elkaar niet, praat niet door elkaar. Dat is live ook niet te volgen, via de webcam dus ook niet.
• Ook heel belangrijk, zet je webcam aan! Alleen met een zwart beeld beeldbellen werkt extra onpersoonlijk, dan kun je er beter voor kiezen om gewoon telefonisch te bellen.

Ik hoor niet wat je denkt!

Nick Schurink, accountmanager binnen ons team, houdt zich veel bezig met pitchtrajecten en het presenteren van optimalisatievoorstellen. “Normaal heb je in een salestraject natuurlijk meerdere gesprekken met klanten en prospects, maar tijdens een presentatie ben je ook veel aan het vertellen. Op afstand is het belangrijk dat er interactie blijft plaatsvinden met iedereen in de call. Wanneer men naar de presentatie kijkt kun je met videobellen moeilijker waarnemen hoe erop wordt gereageerd en of iemand bijvoorbeeld een vraag wegslikt. Wij hebben gedurende deze thuiswerktijd onze presentaties voor klanten aangepast en zoeken we meer de interactie op. De Q&A zit bijvoorbeeld niet alleen aan het einde van de presentatie, maar na elke paar slides is ruimte gemaakt om de respons te peilen. Ook vragen stellen aan je publiek helpt om hen bij je verhaal te betrekken. Een goed moment om te toetsen of wat je vertelt ook echt begrepen wordt. De reacties zijn tot nu toe superpositief en het werkt best prettig.”

Hoe de klant het ervaart?

De afgelopen maanden is er volop doorontwikkeld aan de webshop van Drukkerij Eshuis. Marije Hulzebosch, Marketing en e-commerce manager, heeft het werken op afstand positief ervaren.

“Met Redkiwi werken we nu alweer ruim 2 jaar samen. Zij een bureau uit Rotterdam, wij een bedrijf uit de omgeving van Zwolle. Eerder was het fysiek afspreken best een uitdaging met soms een reistijd van 2,5 uur heen en terug. Sinds Corona-tijd zijn we nu bezig met een Sprint die volledig digitaal af wordt gerond, ook de communicatie eromheen. Met de middelen zoals Slack, Whatsapp en hun projectbord, is het eigenlijk best goed te doen en verloopt alles voorspoedig. Scheelt weer heel wat reistijd! Dan kun je best een half uurtje langer over een onderwerp doorpraten over de telefoon om het zo duidelijk te maken.” Aldus Marije Hulzebosch.

Wij hebben de afgelopen weken een aantal gratis webinars gehost over actuele digitale vraagstukken. Kijk de webinars gerust eens terug: Webinar thuiswerken, de tips op een rijtje en Webinar Online Advertising. Volgende week hosten wij opnieuw een webinar, dan brengt Jasper Verbunt de optimale customer journey in kaart.