Webinar thuiswerken: de tips op een rijtje!

Voor veel bedrijven is er een totaal nieuwe manier van werken ontstaan. Jasper Verbunt verzorgde de webinar thuiswerken. Hij bracht de grootste problemen en valkuilen in kaart van de huidige manier van werken. Ook gaf hij tips, praktijkvoorbeelden en beantwoordde hij vele kijkersvragen. Heb je het gemist of wil je nog eens rustig nalezen? We hebben de belangrijkste tips en antwoorden op de meest gestelde vragen voor je op een rijtje gezet.

Of kijk het webinar hier terug.

Kies de juiste tool

Er zijn veel verschillende tools beschikbaar. Tijdens het webinar zijn niet alle tools besproken, hetgeen een haast onmogelijke opgave is, maar is er verteld waar je je keuze het beste op kunt baseren. Het is namelijk ook een kwestie van smaak en het is per organisatie verschillend welke functionaliteiten er allemaal nodig zijn. Kijk bij je zoektocht ook naar het zoekvolume, dat zegt veel over de trend.

Wij gebruiken Slack, dit is eigenlijk WhatsApp voor bedrijven en het is vooral geschikt voor desktop. Je kunt met deze tool verschillende kanalen aanmaken, teams samenstellen, veel verschillende gesprekken starten. Ideaal voor korte communicatie.

Je kunt daarnaast ook geautomatiseerde berichten en taken laten versturen, ook leuke berichten, zoals het automatisch uitnodigen van collega’s voor een koffiebreak of voor een beweegmoment. Je kunt ook andere programma’s koppelen, bijvoorbeeld Google Drive om collega’s uit te nodigen in werkbestanden of een recruitment tool, zoals Homerun, om sollicitaties te verwerken.

Kies het juiste communicatiekanaal

Er zijn veel verschillende tools waar je mee kunt werken en elke organisatie heeft hierbij ook verschillende tools nodig. Bedenk hierbij wat het doel is. Wil je snel iets kwijt? Gebruik Slack of een ander chatkanaal. Wil je overleggen met een collega, of ontstaat er een discussie? Schakel dan direct over naar beeldbellen!

Gebruik bijvoorbeeld Zoom voor webinars en om lezingen te geven. Je kunt als host hierbij alle microfoons van de luisteraars muten. Bij Google Hangouts moet je iedereen vragen dit zelf te doen.

Google Hangouts is ideaal voor intern overleg. Overleg niet via de chat, maar doe dat, net als op kantoor, face-to-face.

Communiceer!

Je werkt thuis, alleen. Niemand weet wat je doet en geen enkele collega krijgt mee wie jij spreekt. Heb je een klant gesproken? Deel het! Zijn er werkzaamheden verricht voor een klant? Leg je communicatie vast. Heb je gezegd dat je iets zou doen? Ga er niet vanuit dat je collega’s weten dat je het dan ook echt hebt gedaan, maar deel het met hen. Voor de zekerheid.

Wees je ervan bewust dat je collega’s je nu niet meer horen werken en bellen. Niemand weet dat je een klant hebt gesproken, deel dat dus ook! Communicatie is key en laat je niet verleiden om aannames te doen!

Ga naar de cloud

Onze belcentrale verloopt bijvoorbeeld via Voip. Vroeger hadden we natuurlijk fysieke lijnen, maar nu staat ons 010-nummer bij ‘Voys’ in Groningen. Daar staat de centrale (gewoon een computer hoor) en wij stellen via het dashboard in welke telefoons er moeten rinkelen. Hierdoor konden onze collega’s deze week eenvoudig een toestel thuis neerzetten en werd de lijn gewoon doorgezet naar Redkiwi HQ.

Wij werken niet met remote desktops, maar alleen met internetverbindingen. Dat maakt het voor ons wel erg makkelijk. Wanneer bedrijven zouden overstappen naar de cloud kan er veel flexibeler worden gewerkt.

Houd werk en prive gescheiden

Kies voor de communicatie niet voor het kanaal WhatsApp. De verleiding om overdag snel naar privé-berichten te gaan is te groot en ‘s avonds zit je met je hoofd weer zo in een werkgesprek. Kies een ander middel voor de communicatie met betrekking tot werk.

Richt een aparte werkplek in. Heb je op kantoor zit/sta bureaus? Pak er een statafel bij. Werk je in je woonkamer? Ruim na je werkdag de tafel leeg en berg je laptop ook echt op. Dan ben je weer thuis.

Voor het management

Het wordt nu meer zichtbaar als verantwoordelijkheden niet genomen worden, maar je hebt er minder controle op. Stel duidelijk de taken en verantwoordelijkheden vast en doe je rondje langs de velden. Haal informatie zelf op.

Geef aan het eind van de dag een update aan al het personeel. Ook over wat er nu vanuit de overheid wordt gecommuniceerd. Zorg ervoor dat je personeel weet ‘OK, mijn baas heeft het ook gehoord en dit betekent het concreet voor mijn werkzaamheden’. Haal aannames weg.

Het blijft een lastige situatie, je hele team thuis, en het komt nu aan op vertrouwen. Vertrouw erop dat iedereen er het maximale uithaalt. Deze thuiswerkperiode krijg je als ondernemer terug wat je zelf aan vertrouwen hebt opgebouwd.

Hou het leuk

De virtuele vrijmibo was afgelopen vrijdag bij Redkiwi ontzettend gezellig. Je krijgt met alle mensen in beeld misschien nog wel een persoonlijkere kijk in iemands leven dan wanneer je elkaar alleen op kantoor ziet.

Digitaal valt er van allerlei gezelligs te organiseren, zo worden er pub-quizzen (bij Redkiwi hebben we er vrijdag weer één) of onderling spellen via kahoot.it gespeeld. Nodig bijvoorbeeld ook collega’s uit voor de meeting ‘bij de koffieautomaat’ en organiseer meer kennissessies dan je voorheen deed. Organiseer virtuele lunchdates, of beter nog, virtuele wandelingen na de lunch!

Een greep uit de Q&A

Q: Binnen onze organisatie gebruiken we software waar niet iedereen in moet kunnen en die niet iedereen zomaar op zijn laptop mag installeren. Hoe kunnen we dat oplossen?

A: Gebruik dan bijvoorbeeld een VPN verbinding om een server te bereiken waarop de software geïnstalleerd staat. Daar komt dan bovenop ‘inloggen met een 2 factor authenticator’.

Q: Hoe doe je alles in één omgeving?

A: Doe juist niet alles in één omgeving. Kies je vorm en kies vooral om privé en zakelijk te scheiden. Dus liever geen WhatsApp!

Q: Is Slack ook te gebruiken voor je klanten?

A: Ja, klanten kunnen in specifieke kanalen mee via een gastaccount. De klant kan alles meelezen over het project.

‍

‍